システム開発において、上流工程と呼ばれる要件定義よりもさらに前、プロジェクト全体の中でも最初に取り組むべき工程である「システム企画」をご存知でしょうか？
システム企画とは、いわゆる何もない「ふわっとした状態」から開発の方向性を見出していくプロセスのことで、業務上の課題やニーズをもとに、システム化によって実現したい具体的な目標を設定し、そのためにどのようなシステムが必要なのかを検討していきます。
とは言え、システム企画は抽象的な部分も多いため、「実際何をしたら良いのか分からない・・・」と悩んでいる方も多いと思います。
そこで今回は、システム企画の流れを少しでも具体的にイメージできるよう、システム企画の概要や要件定義との違い、進め方、成功ポイントなどについて詳しく解説します。
目次
１．システム企画とは？
システム企画とは、自社の経営課題を解決したり、ビジネス上の目標を達成するために、どのようなシステムが必要なのかを検討するプロセスのことです。
現状の業務における課題やニーズを特定し、それらをどのようなシステムによって解決・実現できるのか考え、システム化の範囲やスケジュールなどを決定したうえで、関係者全員で合意することがゴールとなります。
システム企画の方向性としては、主に次の3つが考えられます。
- 新規ビジネスの創出：新規サービスの立ち上げに向けて、新しいシステムを企画・設計する
- 既存業務の改善：業務プロセスの改善・効率化を目指し、既存システムの再構築（リプレイス）を行う
- データ活用の促進：社内に眠る大量のデータを活用した「データドリブンな意思決定」に役立つ新たなシステムを構築する
つまるところ、システム企画の目的は、企業の課題解決・目標達成に向けて、新規ビジネスの創出や既存業務の改善に貢献するシステムの企画案を作成し、関連部署や上層部から承認を得ることにあると言えます。
システム企画の位置づけ
伝統的で基本的なシステム開発手法の1つ、ウォーターフォール型の開発プロジェクトにおける「システム企画」フェーズの位置づけは下図の通りです。
システム企画は、開発プロジェクトのすべての始まりに位置付けられ、後続フェーズのあり方を大きく左右する非常に重要な工程です。
プロジェクトが成功するか否かは、この「企画」段階で決まってしまうといっても過言ではありません。
システム要件定義との違い
システム要件定義は、システム企画の「後」に行い、企画段階でまとまった自社の課題やニーズ、導入目的などに基づき、システムが具体的にどのような機能・性能を持つべきかを定義するプロセスのことです。
要件定義は、大きく「業務要件」と「システム要件」の2つに分けることができ、さらにシステム要件は「機能要件」と「非機能要件」に細かく分けることができます。
【業務要件】
現状の業務プロセス（As-Is）における問題点を分析し、システム導入後の新しい業務の流れ（To-Be）はどうあるべきかを明らかにしたもの
【システム要件】
- 機能要件：業務要件で定められた内容を実現するために、システムにどのような機能が必要になるかを明確にしたもの
- 非機能要件：ユーザビリティ、性能、拡張性、セキュリティなど、機能面以外でシステムが満たすべき要件のすべて
システム企画の目的が、「ビジネス課題の解決や企業目標の達成に向けてどのようなシステムが必要なのか明らかにし、関係者間で合意すること」にあるとすれば、システム要件定義の目的は、「システムに実装すべき機能・性能を具体化し、その後の設計・開発の基礎とすること」にあると言えます。
「要望」「要求」「要件」の違い
ここで、システム企画や要件定義の工程においてよく混同されがちな「要望」「要求」「要件」という3つのワードの意味について整理しておきましょう。
【要望】
「こんなシステムがあったら良いな」とユーザーが漠然と感じている期待・願い。
例：
「もっと業務を効率化したい」
「顧客情報を簡単に管理できるようにしたい」
【要求】
要望をさらに具体化したもの。
ユーザーがシステムに求める機能や性能に限らず、解決したい課題や満たしたいニーズ、達成したいビジネス目標なども含む。
例：
「顧客データベースを検索・編集できる機能が欲しい」
「複数の部門から同時にアクセスできるようにしたい」
【要件】
実現可能性を考慮したうえで、システムがどのような機能を持ち、どのように動作すべきかを示した基準。
例：
「顧客データベースの構造は○○テーブルを持ち、IDで検索できるようにする」
「システムのレスポンスタイムは1秒以内にする」
このうち「要求」は、「どのようなシステムを作りたいのか」「新しいシステムで何を実現したいのか」をシステム発注者側で明確に定義したものです。
予算やスケジュール、技術的なハードルといったさまざまな制約がある中で、実際にシステムとして実現できるかどうかは考慮していません。
一方「要件」は、システム企画で決まった「要求」内容に基づき、「どのようなシステムを構築すべきか」を発注者側・ベンダー側双方で認識をすり合わせたものを指します。
こちらは「要求」と異なり、予算やスケジュール、技術的な制約などの観点から、実際にシステムとして実現できるかどうかも考慮されているのが特徴です。
システム企画は誰がやるべき？
システム企画は、現状抱えているビジネス課題やニーズをもとに、どのようなシステムが必要か検討していくプロセスのため、自社のビジネス・業務に精通しているシステム発注者側が主体となって行うべき作業といえます。
ただし、発注者側でもまだ気付いていない隠れたニーズや、洗い出しきれていない課題が残っていたり、システム開発に関わる専門的な知識が求められるケースも多いため、ITの専門家であるベンダーがシステム企画の段階からプロジェクトメンバーとして入り、助言・サポートを行うこともあります。
２．システム企画が不十分だと？
システム企画が不十分だと、どのようなリスクがあるのか見ていきましょう。
ニーズに合致しないシステムを作ってしまう
システム企画の段階で、現状の課題やシステム利用者のニーズなどが十分に調査されていないと、実際に求められている機能が漏れなく反映されていないシステムが出来上がってしまうことになります。
このような場合、システム導入後に利用者から「使いづらい」「思った機能がない」「役に立たない」などの不満が出やすく、業務効率の向上を実現するどころか、逆に混乱を招くことになりかねません。
完成しても使われないシステムを作ってしまう
実際の現場の業務フローに合わないシステムや、操作方法が複雑で使いにくいシステム、不要な機能が多いシステムなどは、利用者にとって魅力が薄く、導入しても活用されないケースが多くあります。
せっかく導入したシステムが日常的に使われなくなってしまえば、導入にかけたコストや労力が無駄になるだけでなく、現場の業務効率化・生産性向上など、望んだ効果が得られなくなるリスクも生じます。
関係者間で認識のズレが発生する
システム開発では多くの利害関係者（＝ステークホルダー）が関与するため、システム企画の段階で関係者全員との合意形成が不十分だと、プロジェクトの途中で「想定していたものと違う」といった認識のズレが生じることがあります。
関係者間で認識の食い違いがあると、対立・不満が生じやすくなるほか、調整や修正に時間がかかり、プロジェクトのスムーズな進行が妨げられてしまう恐れがあります。
スケジュールが後ろ倒しになる
システム企画の段階で導入目的や方向性、要求内容が明確に定まっていないと、開発中に仕様変更や追加要件が発生しやすくなり、結果として開発スケジュールが遅れることが多くなります。
また、企画段階でスケジュールの全容や主要なマイルストーンが曖昧だと、関係者間で連携が取れず、プロジェクト全体の遅延につながる可能性があります。
開発コストが増加する
システム企画が不十分なために、開発途中で想定外の機能追加や仕様変更が発生すると、工数が増えて当初予定していた予算をオーバーしてしまうリスクが高まります。
特に、後工程になればなるほど手戻り工数が大きくなり、修正や変更対応に多くのリソースが必要となるため、結果的にプロジェクト全体のコストが増大する原因になります。
３．システム企画の進め方
システム企画は、主に次の8ステップに沿って進めていきます。
①現状業務・システム分析
システム企画の第一歩は、現状の業務プロセスや既存システムの徹底分析です。
業務フローのどの部分でシステムを利用しているのか、既存システムの役割やデータの流れ、利用状況などを明確にします。
現場部門へのヒアリングを通じて、業務プロセスやシステムの利用状況を調査し、業務の全体像を把握することで、次のステップにおける課題を特定しやすくなります。
②課題の洗い出し
現状分析の結果をもとに、既存システムや業務上の課題を具体的に洗い出します。
例えば、「データの入力ミスが多い」「情報の共有がスムーズに行われていない」「システムの操作が複雑で使いにくい」など、さまざまな側面や角度から課題を明らかにしていきます。
システム利用者から寄せられた不満や要望も重要なヒントになります。
不満の原因がどこにあるのか、どんな頻度で発生しているのか、どの程度業務に影響があるのか、などを1つずつ整理し、課題を「見える化」していきましょう。
③目的・目標の設定
次に、システム導入によって達成したい大きなゴール（＝目的）や、目的を達成するための具体的な数値や期限（＝目標）を設定します。
目的の例：
- データの一元管理による業務効率の向上
- レスポンスの高速化による顧客満足度の向上 など
目標の例：
- 月次の運用業務にかかる時間を2時間から30分に短縮する
- 1年以内にシステムの導入を完了する など
目指すべきゴールが明確であれば、プロジェクト全体の方向性が定まり、関係者全員が一体となって同じ目標に向かって進むことが可能になります。
④要望・要求の整理
目的・目標を踏まえて、各関係者からの要望やシステムに求める内容を整理します。
システムの導入によってどんな業務上の課題を解決したいのか、どんなことを実現したいのか、どのような機能を欲しているのか、現場のユーザー・情シス部門・経営層それぞれの視点から具体的なニーズを把握することが重要です。
⑤優先順位付け
各関係者から収集した要望・要求内容をもとに、システムに実装すべき機能の優先順位を決定します。
優先順位を付ける際には、業務への影響度やコスト、実現可能性などを総合的に考慮し、緊急性の高い機能から取り組むか、重要度の高い機能を優先するかなどの方針を立てます。
これにより、限られたリソースを有効に活用し、より効果的なシステム導入を実現することができます。
⑥システム全体像の設計
次に、システムの構成や機能の概要、利用者のフローなどを図示し、システムの全体像を設計します。
システムを構成する要素は何か、各機能がどのように連携して1つのシステムとして成立するのかを示す「システムアーキテクチャ」を設計し、システム完成後の具体的なイメージを共有することで、プロジェクト関係者の共通理解を図ります。
⑦予算・スケジュールの策定
続いて、プロジェクト全体の予算やスケジュール、開発体制などを検討します。
予算の策定においては、開発費用・導入費用・運用費用など、システム導入にあたり必要となるコストを試算し、必要なリソース（人員やツール、技術）を確保するための計画を立てます。
スケジュールの策定においては、システムが必要となる時期にリリース目標を合わせて、各工程の開始日・終了日、マイルストーンなどを落とし込んでいきます。
各工程において予測不能な問題が発生する可能性なども考慮し、現実的で無理のないスケジュールを設定することが望ましいです。
開発体制については、プロジェクト全体の責任者である「プロジェクトマネージャー（PM）」、プロジェクトメンバーの管理等を担当する「プロジェクトリーダー（PL）」、システム設計・開発の担当者である「システムエンジニア（SE）」などを決まり次第アサインしていきます。
⑧文書化・合意形成
最後に、ここまでのシステム企画段階で決まった内容を文書化し、関係者間で正式に合意形成を行います。
現状分析の結果や課題、目的・目標、要求事項、システム設計方針、予算・スケジュールなどをプロジェクトメンバーや経営層と共有し、承認を得てから次のフェーズへと進むことで、チーム全体の足並みが揃った状態でプロジェクトを開始できます。
なお、システム企画フェーズにおける主なアウトプット（成果物）は次の通りです。
- ヒアリングメモ
- ミーティングメモ
- プロジェクト計画書
- RFP（提案依頼書）
- ベンダー評価表
RFPとベンダー評価表については、企画が承認されてシステム開発を外部に依頼する場合に必要になります。
４．システム企画のポイント
ここからは、システム企画の成功に向けた8つのポイントをご紹介します。
目的・対象範囲に曖昧な部分がないか確認する
システム企画の段階で、プロジェクトの目的や対象範囲を明確にし、曖昧な部分がないか確認することが重要です。
曖昧さが残ると、後の工程で要件の変更が頻繁に発生し、開発コスト増大やスケジュール遅延のリスクが高まるほか、メンバーによって捉える解釈が異なってきてしまい、プロジェクトの足並みが揃わなくなる可能性があります。
各関係者の間で誤解が生じないよう、目的・目標やシステム化の範囲を具体的に設定し、それをチーム全体で共有して共通理解を持つことが、プロジェクト成功の基盤となります。
課題解決の優先順位を決めて取り掛かる
解決すべき課題が複数ある場合、優先順位を決めて重要度の高いものから取り組んでいくことが大切です。
すべての課題を同時に解決しようとすると、プロジェクトが複雑化し、リソースの無駄遣いや進捗の遅れが発生しやすくなります。
優先順位を付けることで、限られたリソースを効率的に活用し、最も重要な課題から順に対応していくことができます。
業務のシンプル化を心がける
最初からシステムを作ることを前提とした「システム化ありき」で進めずに、そもそもシステム化の対象となる業務は本当に必要なのか、今までのやり方とは違う方法で業務を進められないのかなど、システム導入以外の選択肢にも着目してみましょう。
業務プロセスを見直し、可能な限りシンプルな形にしてからシステム化に取り組むことで、システム開発の規模を小さくして、コスト削減やメンテナンス性の向上につなげることができます。
QCD（Quality/Cost/Delivery）の許容範囲を決める
システム企画においては、「品質（Quality）」「コスト（Cost）」「納期（Delivery）」という3つの基準を明確にし、そのうちどれを最も厳守するべきか、関係者の間で合意しておくと良いでしょう。
これにより、プロジェクト全体の方向性がブレることなく、限られたリソースの中で最善の結果を出せるようになります。
プロジェクトの途中でさまざまな問題が発生することをあらかじめ想定しておき、QCDの目標値からどの程度のズレであれば許容範囲なのかを明確にしておきましょう。
プロジェクトの役割分担と責任の所在を明確にする
プロジェクトに関わる各メンバーの役割と責任を明確にすることで、指揮命令系統の混乱や業務の停滞を防ぎ、メンバー全員がそれぞれ自分の役割に集中しながら、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
特に、体制づくりにおいては、実際の業務の詳細を知らない部長や課長などの役職者だけでメンバーを構成せず、具体的な業務手順やイレギュラー時の対応方法を熟知している現場担当者も組み入れることが重要です。
また、選出されたプロジェクトメンバーが役割を十分に遂行できるよう、そのメンバーが元々抱えている業務量の軽減といった配慮を行うことも必要となります。
システム企画の主体は発注者側にあることを意識する
システム企画の主体は、ベンダーではなくあくまでもシステムを発注する側にあることを認識し、発注者側が主導的に責任を持って企画を進めていくことが大切です。
発注者側が主導することで、自社の課題やニーズ、目標に適したシステムが設計されやすくなるほか、発注者側がシステムの全体像や方針を把握していれば、プロジェクトにおいて一貫した方向性を保ったまま、外部ベンダーとのコミュニケーションをスムーズに進められます。
関係者間で密にコミュニケーションを取る
システム企画の成功には、関係者間での密なコミュニケーションが必要不可欠です。
プロジェクトにはさまざまな部門や担当者が関わるため、情報共有や意思決定において認識のズレが生じると、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。
定期的にミーティングや進捗報告の場を設け、コミュニケーションの頻度を高めることで、各メンバーの現状を把握しやすくなり、問題の早期発見・早期解決につながるほか、チーム全体の連携が強まり、業務やプロジェクトが円滑に進みます。
リスクの洗い出し・対応策の検討を徹底する
システム企画には多くのリスクが伴います。
スケジュールの遅延や予算オーバー、技術的な課題など、想定されるリスクをプロジェクトの早い段階で洗い出しておき、リスク回避策や代替案を事前に検討しておくことが重要です。
予測可能なリスクへの対応策を事前に講じることで、トラブル発生時にも慌てず迅速に対応でき、プロジェクトの安定性が向上します。
５．システム企画についてよくある質問３選
最後に、システム企画に関してよくある質問3つをご紹介します。
システム企画に必要なスキルは何か？
システム企画で特に求められる能力としては、「業務理解能力」や「課題分析能力」、「コミュニケーション能力」、「プレゼンテーション能力」などが挙げられます。
システム企画をスムーズに進めるためには、さまざまな立場の人から話を聞いて業務の実態や課題を把握し、その解決策を立案するための論理的思考力が必要になります。
また、複数の部署や外部ベンダーと密に連携し、プロジェクトを推進するためのコミュニケーション能力や、決裁権のある経営層に対して課題解決策の提案を行うためのプレゼンテーション能力も欠かせません。
なお、システム企画の仕事に資格は必要ありませんが、取得しておくと役立つのがIPA（情報処理推進機構）の「ITストラテジスト」です。
システム企画は外注できるのか？
システム企画において専門家による支援が必要な場合は、コンサルティング会社やITベンダーに外注することも可能です。
ただし、外注するからといってすべてを完全に任せきりにするのは避け、外注先の提案内容が実際の業務に適しているかを判断するために、業務知識の豊富な社内の担当者が主体的にプロジェクトに関わるべきです。
外注する際も主導権は発注者側で持つようにし、コンサルティング会社やITベンダーにはあくまでも助言やサポート、作業の補助をしてもらうことを目的に契約することをおすすめします。
システム企画の終了基準は？
システム企画の終了基準としては、
- システム化の方針・目的や要求内容などが、各関係者の納得のいくまで十分に議論し尽くされ、合意を得られていること
- 「プロジェクト計画書」「RFP（提案依頼書）」「ベンダー評価表」といったアウトプットが作成されていること
- 実現可能な計画とスケジュールが策定されていること
- 必要なリソースやコストの見積もりが承認されていること
- リスクの把握や対応策の検討が済んでいること
があります。
企画段階でこれらの基準が満たされていれば、次の要件定義や設計・開発フェーズに移行する準備が整ったと判断できます。
６．まとめ
いかがでしたでしょうか？
システム開発が成功するか否かは、プロジェクトの最初の段階で行われる「システム企画」で決まるといっても過言ではありません。
必要に応じて専門家であるITベンダーの力も借りながら、発注側で主体的にシステム企画を進めていきましょう。
なお、当社コンピュータマネジメントでは、「情報システム部門の業務効率化に向けて、専門家の視点から具体的なアドバイスが欲しい」と感じている企業様向けに、情シス支援サービス「ION」を行っております。
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この記事を書いた人
Y.M（マーケティング室）
2020年に株式会社コンピュータマネジメントに新卒入社。
CPサイトのリニューアルに携わりつつ、会社としては初のブログを創設した。
現在は「情シス支援」をテーマに、月3本ペースでブログ更新を継続中。
